Designer, produkteier, teamet…. Hvordan samarbeider vi?

En helsesjekk for kommunikasjonen i teamet er å vurdere hvor ofte dere snakker sammen. Et tegn på usunn kommunikasjon er at én av teammedlemmene har flere møter med andre enn med teamet. Rollene i et team er naturligvis i ulike møter, og da må vi ha som mål å kontinuerlig kommunisere til hverandre det en har hørt i de ulike møtene. Slik kan en skape en god felles oversikt og det styrker teamets evne til å ta gode valg.

En konsekvens av å ikke ha kontinuerlig dialog er at viktig informasjon ikke deles til riktig tid. Produkteier får gjerne forespørsler og informasjon fra mange forskjellige kilder. Dersom produkteier ikke får informasjon, oversikt og forståelse for hva som bør gjøres fra fagpersonene i teamet, står de med et begrenset beslutningsgrunnlag når de sier ja til å “slippe inn” oppgaver i backlogen. Vi har i flere situasjoner opplevd konflikter som kunne vært unngått ved å dele mer informasjon tidligere.

For eksempel kan utviklerne komme frem til at det er nødvendig å gjennomføre omfattende tekniske forbedringer. Dersom produkteier ikke forstår hva som bør gjøres, hvorfor det bør gjøres og når det bør gjøres, kan dette resultere i at produkteier har et helt annet syn på hva som bør prioriteres.

Eller at designer ikke deler innsikt løpende eller ikke tar med teamet på innsiktsarbeid. Da kan produkteier argumentere for å prioritere inn oppgaver basert på innspill og bestillinger fra andre aktører, mens designeren mener det ikke vil treffe brukerens behov. Har en først prioritert noe, så er det verre å ta det tilbake. Det beste er om en ikke kommer i situasjonen der en av rollene har prioritert opp noe for hele teamet, uten at hele teamet er involvert.

Vår erfaring er at tett dialog i stor grad styrker oss som utviklingsteam! Med tett dialog mener vi at teamet snakker sammen hver dag, gjerne flere ganger daglig.

Hvilke rutiner har dere for tett og kontinuerlig dialog? God standup for daglig kommunikasjon? Ukentlig prioriteringsmøte? Kanskje det kan hjelpe å ta en gjennomgang av hvilke møtepunkter teamet har?

Kommunikasjon er vanskelig! Det kan oppstå uenigheter mellom f.eks. produkteier og designer. Uenigheter kan være bra for å skape de beste løsningene. Det er jo en grunn til at vi jobber tverrfaglig — vi skal ta med ulik bagasje og synspunkter inn i produktutviklingen. Vær åpen og ærlig rundt synspunktene dine, og ta tid til å diskutere det som skurrer. Vis og forklar resonnementet, og ikke bare kom med konklusjonen. Unngå “paradise hotel”-kommunikasjon. Med dette mener vi: unngå å ta opp problemstillinger med alle andre enn med de som faktisk er uenig med deg. Vi har alle erfaring med at vi etter et møte har vært frustrert og gått til våre “allierte” (f.eks. en i teamet, en venn, personalansvarlig) for å lufte frustrasjonen. Det kan være godt å lette på trykket, men vær bevisst på at det ikke er produktivt i den faktiske diskusjonen, med mindre du får tips til hvordan du bør ta tak i problemstillingen videre.

Hvem går du til når du ønsker å lufte utfordringer i hverdagen? Noe som kan hjelpe er å prøve å forstå hvorfor dere egentlig er uenige, og så ta det opp med den det gjelder.

Vi må slutte å snakke om arbeidsoppgaver knyttet til rolle. Vi må snakke om hvilke arbeidsoppgaver teamet har. Hva skal til for å lage et knallbra produkt? Det er, selvfølgelig, så mye mer enn de klassiske arbeidsoppgavene som “tegne en skisse”, “være i et møte” eller “skrive en kodelinje”. For eksempel hvis en produkteier som jobber i et team kun er opptatt av å måle effekten av produktet, men ikke ønsker å jobbe sammen med teamet på alt som skal til for å få til et godt produkt, så vil samarbeidet skurre.

Vi har ulike roller inn i et tverrfaglig team for å ha med ulik kompetanse og perspektiver, men det er et must at vi faktisk samarbeider i teamet. Hva betyr det i praksis? Det betyr at vi ofte må gjøre arbeidsoppgaver som ikke nødvendigvis er én rolle sitt typiske ansvar. At en produkteier kan ta ansvar for rekruttering av brukere til intervju. At en designer kan ta ansvar for personverndokumentasjon. At en produkteier argumenterer for å bruke tid på teknisk gjeld. At en utvikler kan ta hovedansvaret for å ta notater fra et brukerintervju. Det er ikke nødvendigvis en klassisk arbeidsoppgave for rollen — men det er en del av det å være med i et team som lager et digitalt produkt.

Teamet må forstå hvor hver enkelt kommer fra og hva arbeidsoppgavene til hele teamet er. Opplever du at folkene i teamet ditt har for mye fokus på sin egen rolle? Det finnes ikke noe enkel medisin, men her er noe som kan testes ut:

• Være mer bevisst antagelsene vi har om hverandre: Snakk om forventninger til hverandre. Hvilken bakgrunn har du? Hvilket fag “kommer du” fra? Hva er din erfaring med å lage digitale produkter?
• Hvem tar beslutninger? Hvilke beslutninger tar designer og hvilke tar produkteier?
• Snakk om forventninger til hver enkelt: Hva opplever du at du blir målt på? Hvem har forventninger til deg utenfor teamet? Hva gjør du på jobben når du tenker “dette er en bra arbeidsdag”?
• Test ut Team Canvas og spesielt delen om roller. En morsom variant er å ikke beskrive sin egen rolle og bidrag inn i teamet, men at de andre skal beskrive din rolle. Prøv å la folk lufte noen antagelser om hverandres bidrag inn i teamet.

Som designer liker vi ofte å ha overblikk og vite hvor vi skal, vi har gjerne blikket på horisonten. Hvordan får vi det overblikket? Har produkteieren overblikk? Og ser vi det samme? 👀 Vi synes det fungerer best når hele teamet har tett dialog om veien vi skal gå sammen — hvorfor vi prioriterer som vi gjør, hvor vi skal på kort og lang sikt, og med hvilken fart vi reiser. Men hvordan får man til dette? 🤔 Har vi gode nok rutiner for å ikke bare se det som skjer rett foran oss, men også innimellom stoppe opp og se hva som skjer på lengre sikt? Når vi er veldig flinke på å levere funksjonalitet kontinuerlig og raskt, hva skjer da om vi glemmer å se fremover? Det er veldig tilfredsstillende å ta ett og ett steg, men noen ganger må man stoppe opp, se framover og se om vi går i riktig retning.

Hva er målet til teamet? Hvordan kom vi frem til det? Sannsynligvis har samtlige i teamet mål om å lage så gode tjenester som mulig. Vi må huske på dette når vi kommuniserer. Det kan være svært nyttig for hele teamet å sette av god tid til å formulere et klart og tydelig felles mål — det er aldri for sent å gjøre dette. Med et tydelig mål kan vi la diskusjonene handle om hvordan vi sammen skal kunne nå dette målet. Er vi uenig om detaljer, men vet at vi forsøker å nå det samme målet, kan dette sette en helt annen tone i diskusjonene.

Det er mange måter å jobbe mot et felles mål; mange har de siste årene tatt i bruk OKRer, Noen av oss har hatt suksess med Product Discovery og Opportunity Solution Tree. Det viktigste er å finne noe som passer for ditt team — slik at alle har et felles bilde av:

• Dagens status — hvor er vi nå
• Hvor skal vi? Målet vårt på kort og lang sikt
• Kapasiteten til teamet
• Hvilken fart har vi? Skal alle ha samme fart?

Så må vi jo runde av med at vi som UX-designere setter svært stor pris på å jobbe tett med produkteiere! Vi trenger dette samarbeidet for å produsere et skikkelig bra produkt, og å ha en god prosess på veien. Dette var noe av det vi diskuterte i gruppa, vi håper det satt i gang noen tanker hos deg. Del det gjerne — det trenges flere hoder med i diskusjonen rundt hvordan produkteier og designer best samarbeider for å skape råbra tjenester!

Lesetips:

📕 Inspired av Marty Cagan

📗 Continuous Discovery Habits av Teresa Torres

📘 Radical Focus 2.0 av Christina Wodtke

💻 How product managers lose trust — John Cutler

PS: Er ikke egentlig selve ordet produkteier et krevende ord — setter det for mye føringer på hvem som eier produktet? Hva skjer om vi i stedet setter fokus på at det er teamet — sammen — som eier produktet? Men det er en helt annen bloggpost… 😅

Basert på diskusjon i en faggruppe med flere UX-designere i Bekk